Inhaltsverzeichnis

• Der Anwendungsfall
• Voraussetzungen
• Schritt 1: Formular in Microsoft Forms anlegen
• Schritt 2: Workflow anlegen und Auslöser konfigurieren
• Schritt 3: Antragsdetails auslesen und bestätigen
• Schritt 4: Genehmigung konfigurieren und auslösen
• Schritt 5: Optional - Genehmigungsantwort prüfen und Einreicher benachrichtigen
• Schritt 6: Mit anderen Personen testen oder sofort freischalten

Wenn Du dich fit fühlst, dann lass uns gemeinsam deinen ersten Flow erstellen. Andernfalls, empfehle Ich dir, dich zuerst mit den Grundlagen in Power Automate vertraut zu machen:

Erste Schritte in der Power Platform (DE)

Das ganze gibt es auch bald als Video. Ich kürze oft die Text-Beschreibungen, weil ich mich sonst wund erklären würde. Trotzdem wirst du sicherlich eine Stunde oder mehr brauchen, wenn du absoluter Anfänger bist. Wie auch immer, viel Erfolg!

Der Anwendungsfall

Wir möchten einen Geschäftsreiseantrag im Unternehmen digitalisieren und automatisieren. Das Beispiel ist deshalb so interessant, weil die Art und Weise der Umsetzung sehr wahrscheinlich vielen anderen Prozessen im Unternehmen gleicht. Wir möchten also Folgendes abbilden:

Mitarbeitende sollen über Microsoft Forms Informationen zu einer Geschäftsreise angeben und dann in eine Genehmigung schicken. Dabei soll der Mitarbeitende zuerst eine Eingangsbestätigung per Teams erhalten. Danach startet die Genehmigungsanfrage über Teams an die Führungskraft (im Beispiel sind wir das), die die Möglichkeit bekommt, den Antrag zu genehmigen oder abzulehnen. Je nach Entscheidung soll der Mitarbeitende ebenfalls eine entsprechende Rückmeldung per Teams erhalten.

Voraussetzungen

• Microsoft Forms Formular
• Workflow in Power Automate mit Genehmigungen
• Genehmigungs-App in Microsoft Teams

Achtung, es kann durchaus möglich sein, dass die IT Microsoft Forms, Power Automate und/oder die Genehmigungsapp nicht freigeschaltet hat. Das wäre A. schade und B. nur mit dem Deaktivierungswahn der IT zu erklären. Du kannst dann nur versuchen alle oder das fehlende Produkt anzufragen. Falls Du bei der Anfrage Hilfe benötigst, hilft dir hoffentlich der Text unter dieser Box weiter. Falls nicht, die IT nicht weiß was zu tun ist oder sich weigert, schreib mich gerne an!

Schritt 1: Formular in Microsoft Forms anlegen

Zuerst wollen wir das Antragsformular in Microsoft Forms aufsetzen.

1. Forms Designer öffnen: https://forms.office.com/Pages/DesignPageV2.aspx
2. Klicke dann auf Neues Formular. Wenn du Forms das erste Mal benutzt, dann kann es sein, dass der Startbildschirm etwas anders aussieht. Ob du ein neues Formular oder eines der Vorlagen wie Feedback oder Registrierung nimmst, ist egal. Die sind alle leer.

3. Das Formular nennen wir “Geschäftsreiseantrag”
4. Als nächsten legen wir vier Fragen an:
1. Frage 1 - Typ Text, lange Antworten erlaubt und erforderlich. Der Titel der Frage lautet “Beschreibe deine Reise”.
2. Frage 2 - Typ Datum, erforderlich. Der Titel der Frage lautet “Reisestart”.
3. Frage 3 - Typ Datum, erforderlich. Der Titel der Frage lautet “Reiseende”.
4. Frage 4 - Typ Auswahl, NICHT mehrere Antworten, erforderlich. Der Titel der Frage lautet “Wie möchtest du reisen?”. Die Antwortmöglichkeiten sind Mietauto, Flugzeug und Zug.

5. Forms speichert automatisch nach jeder Änderung. Dein Formular sollte in etwas so aussehen:

6. Fertig

Schritt 2: Workflow anlegen und Auslöser konfigurieren

Ich gehe in den folgenden Schritten davon aus, dass dir alle Begriffe klar sind. Falls nicht schau bitte nochmal in die Grundlagen:

Erste Schritte in der Power Platform (DE)

Wir legen im nächsten Schritt unseren Power Automate Workflow an.

1. Power Automate Portal öffnen: https://make.powerautomate.com/
2. Klicke auf Erstellen, dann auf Automatisierter Cloud-Flow
3. Vergebe deinem ersten Flow einen beschreibenden Namen, z.B. “Geschäftsreiseantrag - Dein Name”. Schreib bei “Dein Name” einfach deinen Namen oder dein Kürzel rein.
4. Wähle als nächsten den Auslöser (Trigger) “Bei Übermitteln einer neuen Antwort” aus. Das Ganze sollte dann so aussehen:

5. Klicke dann auf Erstellen.
6. Jetzt bist du im Workflow-Designer. Du siehst wahrscheinlich direkt, dass der Auslöser “Ungültige Parameter” anzeigt. Um das zu korrigieren, müssen wir den Auslöser konfigurieren. Dafür müssen wir zuerst auf den Auslöser klicken und dann links im Konfigurationsbildschirm zwei Schritte ausführen.
1. Zuerst müssen wir den Service Microsoft Forms mit unserem Benutzer autorisieren. Dafür klicken wir unter der Eingabe im Konfigurationsbildschirm auf Verbindung ändern.


Es öffnet sich dann ein zweites Fenster, in dem du auf Neue hinzufügen und dann auf Anmelden klickst. Dein Browser wird jetzt ein Pop-Up anzeigen, pass also auf dass du es nicht aus Versehen mit anderen Fenster verdeckst. Darin wirst aufgefordert, dich mit deinem Microsoft Unternehmensaccount anzumelden. Du bist wahrscheinlich schon angemeldet, deshalb kannst du einfach auf deinen Namen dort klicken.


2. Bist du angemeldet steht jetzt unter der Eingabe im Konfigurationsbildschirm “Verbunden mit …”. Damit bist du bereit dein Formular auszuwählen.
7. In dem Dropdown “Formular-ID” kannst du jetzt dein Forms - Formular suchen und anklicken. Taucht es dort nicht auf, kannst du es manuell über die Forms-ID eintragen. Siehst du dort nur Formulare, die unbenannt sind, dann darfst du gerne erstmal eines zufällig wählen. Später, wenn wir den Flow einmal gespeichert haben, gehst du bitte nochmal zu Forms und benennst es richtig.

8. Damit ist der Workflow angelegt und der Auslöser konfiguriert. Achtung! Der Flow ist noch nicht gespeichert.

Schritt 3: Antragsdetails auslesen und bestätigen

Für Forms reicht es nicht nur den Auslöser zu konfigurieren, da dieser uns nicht die Antworten gibt, die jemand auf unsere Fragen gegeben hat, ausgibt. Nachdem wir also dann die Antragsdetails ausgelesen haben, bestätigen wir dem Einreichenden die Erhalt des Antrags.

1. Unter dem Auslöser legen wir jetzt über das Plus-Symbol eine weitere Aktion an. Wir suchen nach dem Begriff “Forms”. Zu unserem Glück gibt es nur eine Aktion für Forms und die heißt “Antwortdetails abrufen”. Wir klicken auf den Eintrag, um die Aktion hinzuzufügen.

2. Die Aktion nutzt logischerweise auch den Service Microsoft Forms. D.h. diese Aktion nutzt dieselbe Verbindung, wie die, die wir für den Auslöser angelegt haben. Wir wählen erneut unser Formular unter Formular-ID aus und tragen als dynamischen Inhalt den Wert der Antwort-ID ein. Das sollte dann so aussehen:


Erklärung zur Antwort-ID: Alle Antworten, die jemand auf ein Forms - Formular gibt, werden bildlich gesprochen in einem Paket zusammengefasst. Diese Paket bekommt eine eindeutige ID und ist damit zusammen mit einem Einreichenden und einem Zeitstempel verpackt. Damit wir jetzt die Inhalte (Antworten) in unserem Paket abrufen können, benötigen wir diese Aktion zusammen mit der Antwort-ID.

3. SPEICHERN. Mit einem Auslöser und einer Aktion können wir endlich unseren Flow speichern. Natürlich sind wir nicht fertig, speichern sollten wir trotzdem immer dann, wenn es möglich ist und zwischendurch auch immer mal wieder. Wenn du keine Fehler gemacht hast und alle Parameter richtig konfiguriert sind, solltest du am oberen Fensterrand einen grünen Balken erhalten.
4. Wir machen weiter und möchten jetzt dem Einreichenden die Eingangsbestätigung per Teams zusenden. Dafür fügen wir eine neue Aktion unter ein. Wir suchen nach dem Begriff “Teams”. Glücklicherweise ist das neue Auswahlfenster so klein und kompakt, dass man die Aktionsnamen nicht vollständig lesen kann (Stand April 2025). In der Kategorie Microsoft Teams klicken wir auf Mehr anzeigen. Wir fügen anschließend die Aktion “Nachricht in einem Chat oder Kanal veröffentlichen” ein.

5. Für den Teams - Service musst Du jetzt eine Verbindung autorisieren. Gleicher Weg wie oben bei Forms.
6. Anschließend konfigurieren wir die Aktion wie folgt:
1. Veröffentlichen als: Flow-Bot
2. Veröffentlichen in: Mit einem Flow-Bot chatten
3. Als nächstes hinterlegen wir den Empfänger (Recipient) mit einem dynamischen Wert. Dafür wechseln wir im Recipient-Feld auf den erweiterten Modus und wählen dann über den Blitz den Wert der Responders’ Email aus. Bei jedem “Antwortenpaket” aus Forms ist normalerweise auch der Einreicher mit seiner E-Mail Adresse hinterlegt. Als Empfänger der Teams-Nachricht benötigen wir jetzt diese Adresse.

4. Dann fügen wir unter Meldung, eine Grußformel, die Inhalte des “Antwortenpakets” und eine Abschiedformel ein. Die Inhalte des “Antwortenpakets”, also die Antworten der Fragen aus unserem Formular, siehst du über den Blitz anhand der Fragentitel, die wir selbst vergeben haben.
5. Insgesamt sieht das dann ungefähr so aus:

6. SPEICHERN. Jetzt testen wir erstmal unseren Flow bis hier hin. Nach dem ersten Speichern, ist der Flow aktiv und löst aus, wenn eine Antwort über das Formular abgesendet wird. Genauso, testen wir das jetzt auch. Öffnet euer Forms - Formular, klickt dann oben auf Vorschau. Dann tragt Beispielantworten ein und klickt dann auf Absenden.
7. Ergebnis: Ihr erhaltet eine Teams-Nachricht vom Benutzer Workflows in Teams mit den Antragsdetails. Das Format des Datum ignorieren wir an dieser Stelle. Ein anderes Format auszugeben ist technisch definitiv möglich!

Schritt 4: Genehmigung konfigurieren und auslösen

1. Für die Genehmigung nutzen wir eine App / Funktion, die sich “Genehmigungen” nennt. Diese ist auch in Teams als eigene App (von Microsoft) integriert.
2. Wir fügen eine neue Aktion hinzu und suchen nach dem Begriff “Genehmigungen”. Dort wählen wir die Aktion “Start und auf Genehmigung warten” aus.

3. Hierfür müssen wir uns auch erst autorisieren. Du wirst bei dieser Aktion auch meist sowie aufgefordert eine neue Verbindung zu erstellen. Klicke als auf Neue erstellen. Das sollte schon alles gewesen sein. Siehst du den Text Verbunden mit Approvals, dann ist deine Verbindung korrekt hergestellt.
4. Wir wählen zunächst einen Typ aus - der Einfachheit halber nehmen wir “Genehmigen/Ablehnen: Jeder muss genehmigen”. Wenn in dieser Genehmigung als 2 oder mehr Personen hinterlegt werden, müssen alle diese Anfragen beantworten. Wenn alle genehmigt haben, gilt die Genehmigung dann als genehmigt (später verwenden wir Approve). Wenn einer dieser Personen ablehnt, gilt die gesamte Anfrage als ablehnt (reject). Bei dem Typ “Genehmigen/Ablehnen: Erste Antwort” reicht es, wenn eine der x Personen auf genehmigen klickt, damit die gesamte Anfrage als genehmigt gilt.
5. Wir vergeben anschließend einen aussagekräftigen Titel und tragen Antragsdetails sowie Gruß/Abschiedsformel in die Details ein. Bei der Zuweisung wechseln wir NICHT in den erweiterten Modus, sondern suchen einfach nach uns selbst und wählen uns selbst aus.
6. Damit der Genehmiger auch weiß, von wem der Antrag kommt, konfigurieren wir noch das Feld Requestor. Das Feld ist meist standardmäßig ausgeblendet und muss unten über die erweiterten Parameter erst angezeigt werden.

7. Dort wechseln wir dann zum erweiterten Modus und fügen wie den Wert Responders’ Email ein. Damit ist als Absender der Genehmigungsfrage der Antragsteller hinterlegt.
8. Insgesamt sollte alles etwa so aussehen:

9. SPEICHERN. An dieser Stelle lohnt sich nochmal ein Test. Dafür kannst du entweder das Forms - Formular nochmal ausfüllen oder du klickst nach dem Speichern, auf Testen > Automatisch > Mit kürzlich verwendetem Auslöser > erster erfolgreicher Eintrag auswählen, dann unten auf Testen klicken. Der Flow verwendet dann die vorherigen Eingaben einfach nochmal und durchläuft den Flow, inkl. aller neuer Aktionen.
10. Wenn du mittels Testen deinen Flow testest: Die Ansicht wechselt vom Bearbeitungsmodus in den Ausführungsmodus. Du siehst dann bestenfalls an jeder Aktion einen grünen Haken. Bei der Genehmigungsaktion wirst du eine gelbe “Stopuhr” sehen, bis du die Genehmigungsanfrage tatsächlich beantwortet hast. Nachdem du den Flow ausgelöst hast, solltest du ca. 5-10s später in Teams eine Benachrichtigung erhalten. Über Aktivitäten in Teams siehst du dann die Genehmigungsanfrage. Nach Beantwortung der Genehmigung erhältst du gleich eine zweite Benachrichtigung, dass die Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde.

Schritt 5: Optional - Genehmigungsantwort prüfen und Einreicher benachrichtigen

Dieser Schritt ist optional, da sobald der Genehmiger die Anfrage genehmigt oder ablehnt, der Antragsteller in Teams über den Ausgang seines Antrag informiert wird. Wir müssten also hier nicht explizit nochmal benachrichtigen. Schadet aber nicht und wir lernen noch, wie man eine Bedingung verwendet und wie man Aktionen kopiert.

1. Wir fügen eine neue Aktion hinzu. Wir suchen nach dem Begriff “Bedingung”.

2. In einer Bedingung stellen wir im Prinzip eine oder mehrere Fragen, auf die wir die Antwort Wahr oder Falsch erwarten. Je nach Antwort, arbeitet die Bedingung dann nur die Aktionen im Teil Wahr oder im Teil Falsch ab und lässt die anderen aus. Aus unserer Genehmigungsaktion erhalten wir nach der Beantwortung den Wert Approve, wenn genehmigt wurde und den Wert Reject, wenn abgelehnt wurde. Da es nur diese beiden Antwortmöglichkeiten gibt, können wir in unserer Bedingung einfach fragen, ob das Ergebnis der Genehmigung Approve ist. Wenn ja (Wahr), dann senden wir dem Antragsteller eine positive Antwort per Teams. Jede beliebige andere Antwort außer Approve läuft automatisch in den Falsch-Weg. Das geht hier wunderbar, weil wir eh nur zwei Wege haben.
1. Links steht in der Bedingung der dynamische Inhalt Ergebnis
2. Mittig steht der Vergleichoperator
3. Rechts steht der Wert, mit dem wir das Ergebnis vergleich wollen. Und das ist in diesem Fall: Approve. (Ja, das Wort muss exakt so und in Englisch geschrieben sein. Groß- und Kleinschreibung bitte auch beachten)
4. Alles zusammen sieht dann so aus:

3. Aktionen im WAHR - Teil:
1. Hier möchten wir jetzt den Antragsteller informieren, dass sein Antrag genehmigt wurde. Wenn man faul sein kann, sollte man faul sein dürfen. Daher kopieren wir uns die Aktionen, in der wir die Eingangsbestätigung verschicken. Denn viele dort hinterlegten Werte sind hier eigentlich gleich.
2. Dafür klicken wir mit der rechten Maustaste auf die Aktion der Eingangsbestätigung weiter oben im Flow und wählen dann Aktion kopieren aus

3. Anschließend klicken wir erneut mit der rechten Maustaste auf das Plus-Symbol unter Wahr und wählen dort Aktion einfügen aus. Anschließend bitte nur Gruß/Abschiedsformel anpassen und ggf. weitere Texte hinzufügen, fertig.

4. Achtung! Manchmal blockiert der Browser hier die Zwischenablage, weshalb der Knopf Aktion einfügen ggf. nicht angezeigt wird. Prüft, bitte daher folgende Stelle im eurem Browser:
1. Oben in der Adress/Url - Leiste eures Browsers seht ihr rechst daneben kleinere Symbole. Eins davon sieht aus wie ein Klemmbrett. Da bitte klicken und die Zwischenablage erlauben, dann auf Fertig. Anschließend die ursprüngliche Aktion nochmal kopieren, dann sollte das Einfügen auch erscheinen.

4. Aktionen im FALSCH - Teil:
1. Hier möchten wir jetzt den Antragsteller informieren, dass sein Antrag abgelehnt wurde. Auch hier gilt das Motto faul und wir kopieren entweder die Aktion in Wahr oder die obige nochmal.
5. Insgesamt sieht die Bedingung dann so aus:

6. Als kleine Empfehlung: Aktionen sollten im besten Fall so benannt werden, dass man erkennen kann (ohne das Konfigurationsfenster zu öffnen) was die Aktion macht. Ich empfehle dir daher den Namen der Aktion zu verändern. Ich lasse meist den ursprünglichen Aktionnamen stehen und füge dann ein bis drei beschreibende Wörter ein. Du kannst den Namen verändern, wenn du im Konfigurationsfenster am oberen Rand einfach einmal auf den Aktionsnamen klickst. Verwende keine Sonderzeichen und halte dich kurz. Also z.B. so:

Schritt 6: Mit anderen Personen testen oder sofort freischalten

So richtig Spaß macht es natürlich erst, wenn man mit anderen Personen testet. Du kannst dein Forms - Formular im Bearbeitungsmodus über Antworten sammeln an alle Test-Kandidaten in deinem Unternehmen freigeben. Wichtig ist nur, dass der Name erfasst wird. Klicke dann auf Link kopieren und versende dann den Link an alle per Teams oder E-Mail. Erst dann siehst du natürlich auch, dass die Genehmigungsanfragen auch wirklich vom Antragsteller kommen. Bisher warst du ja immer Antragsteller und Genehmiger in einer Person.

Wenn Du Ideen, Fragen oder Verbesserungsvorschläge hast, kontaktiere mich gerne.