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Die Power Platform ist eine Sammlung von Microsoft-Tools, mit denen du ganz ohne Programmierkenntnisse Apps bauen, Daten analysieren und Prozesse automatisieren kannst. Sie besteht u.A. aus Power Apps, Power Automate, Power BI und Copilot Studio, die dir helfen, Aufgaben im Alltag oder im Unternehmen einfacher und smarter zu erledigen. Auf meinem Blog beziehe ich mich meist nur auf Automate und Apps.
Voraussetzungen
Bevor du so richtig in der Power Platform durchstarten kannst, solltest du dich auf jeden Fall mit den Microsoft 365 Strukturen auskennen. Dir sollten Begriffe wie SharePoint Online und Microsoft Lists nicht fremd sein und du solltest eine gewissen IT-Affinität mitbringen. Die Power Platform wird zwar als Low-Code beschrieben, erfordert aber trotzdem deine Zeit, Aufmerksamkeit und volles Commitment. Die Lernkurve kann steil sein, du musst dich aber auch wirklich damit beschäftigen wollen. Ich empfehle dir mit Power Automate einzusteigen, dann mit Power Apps, Copilot Studio und wenn du den Bedarf hast auch mit Power BI weiterzumachen.
Wenn du vor der englischen Sprache nicht zurückschreckst, dann solltest du das Power Automate und das Apps Maker Portal auf English umstellen. Die Übersetzungen aus dem Englischen sind meist ziemlich wild und du wirst bei Google/Bing bessere Ergebnisse finden, wenn du Fehler auf Englisch statt auf Deutsch suchst. Es funktioniert technisch gesehen auch alles einwandfrei auf Deutsch. Wenn Du also auf Deutsch bleibst, ist das vollkommen in Ordnung!
Power Automate
Stand: 05.04.2025
Mit Power Automate kannst du wiederkehrende Aufgaben und Prozesse automatisieren – ganz ohne Programmieren. Du kannst damit zum Beispiel E-Mails automatisch sortieren, Dateien ablegen oder Benachrichtigungen versenden, sobald etwas passiert. Wenn du Aufgaben oder Prozesse automatisierst dann erstellt du dafür Flows. Wir sprechen i.d.R. von Cloud-Flows, die sich wiederum in verschiedene Arten unterteilen. Sie heißen deshalb Cloud-Flows, weil sie direkt in der Cloud ohne zusätzliche Software auf deinem Laptop entwickelt und ausgeführt werden. Bei den Arten von Cloud-Flows dreht es sich hauptsächlich darum, wie und wann ein solcher Flow ausgelöst wird. Es gibt dabei folgende drei Arten:
Automatisierte Flows
Diese Art von Flow wird automatisch ausgeführt, wenn ein Ereignis stattfindet. Dieses Ereignis kann bspw. eine neue E-Mail in einem Postfach oder eine neue Datei in einem Ordner in OneDrive sein.
Aktionen werden im Kontext des Flow-Besitzers ausgeführt.
Sofortige (manuelle) Flows
Bei dieser Art werden die Flows durch einen User gestartet. Das kann über die Power Automate Oberfläche oder aus einer SharePoint Liste heraus.
Aktionen werden im Kontext des Ausführers des Flows ausgeführt.
Geplante Flows
Diese Flows sind zeitgesteuert. D.h. man konfiguriert einen Zeitpunkt sowie ein Intervall zu dem dann der Flow automatisch ausgeführt wird.
Aktionen werden im Kontext des Flow-Besitzers ausgeführt.
Power Automate Maker Portal
Das Maker Portal bezeichnet Microsoft als die Web-Anwendung mit der du Flows erstellst. Du erreichst das Maker Portal unter https://make.powerautomate.com. Normalweise landest du dann in der sogenannten Standardumgebung. Eine Umgebung kannst du als Arbeitsbereich verstehen, in dem du bspw. Flows für dich persönlich oder andere entwickelst. Umgebungen sorgen für eine entsprechende Ordnung. Du solltest dich also vor der ersten Entwicklung bei der IT erkundigen, ob es bereits Regeln oder Strategien gibt, auf die du achten musst.
Das Portal ist sehr einfach aufgebaut und du findest links im Menü die wichtigsten Punkte. Über Erstellen kannst du neue Flows anlegen und unter Meine Flows findest Du deine erstellten Flows oder die, die dir von anderen Personen geteilt wurden.
Power Automate-Sprech
In Power Automate gibt es einige Begriffe, die du kennen solltest, bevor du anfängst.
Trigger
Jeder Flow besitzt immer genau einen Trigger. Über den Trigger wird ein Flow ausgelöst. Der Auslöser ordnet den Flow in einen drei Arten ein. In den meisten Fällen konfiguriert man den Trigger.
Aktionen (Actions)
Einen Arbeitsschritt, den ein Workflows ausführen soll, nennt man Aktion. In einem Flow werden mehreren Aktionen nacheinander eingefügt. Eine Aktion kann externe Auswirkungen haben, wie z.B. den Versand einer Teams-Nachricht/E-Mail oder rein intern genutzt werden, um z.B. ein Datum zu formatieren oder Zahlen zu addieren.
Verbindung (Connection)
Jede Aktion wird immer in einem Benutzerkontext ausgeführt und damit der genutzte Service autorisiert.
Die Autorisierung einer Aktion aus Outlook sorgt z.B. dafür, dass der Absender einer E-Mail aus einem Flow der Flow-Besitzer ist.
Je nach Flow-Art kann der Benutzerkontext unterschiedlich sein (siehe Arten).
Dynamischer Inhalt (Dynamic content)
Jeder Trigger und jede Aktion in einem Flow erzeugt Inhalte, die im Verlauf des Flows wieder verwendet werden können.
Dynamische Inhalte können in Aktionen an beliebigen Stellen eingefügt werden. Ob das möglich ist, erkennt man daran, dass in Eingabefeldern, meist rechts, zwei Symbole auftauchen.
Eines davon ist der Blitz. Klickt man darauf erscheint ein zweites Fenster, in dem man alle verfügbaren dynamischen Inhalte auswählen kann.
Ausdruck (Expression)
Ausdrücke sind Funktionen, die dabei helfen kleinere Aufgaben, die es ggf. als Aktion nicht gibt, auszuführen, bspw. die aktuelle Zeit ausgelesen.
Ausdrücke können in Aktionen an beliebigen Stellen eingefügt werden. Ob das möglich ist, erkennt man daran, dass in Eingabefeldern, meist rechts, zwei Symbole auftauchen.
Eines davon ist das Funktions-Symbol “fx”. Klickt man darauf erscheint ein zweites Fenster, in dem man die Funktion eingeben kann. Innerhalb einer Funktion können auch dynamische Inhalte verwendet werden.
Hier einige hilfreiche Beispiele:
Level up your Flows with these expressions
Power Automate Designer
Du wirst feststellen, dass es einen neuen und einen alten Designer gibt. Ich empfehle dir mit dem neuen Designer zu arbeiten, da er einige Funktionen mitbringt, die dir das Leben einfacher machen. Es kann jedoch auch mal passieren, dass du automatisch im alten Designer landest. Im Grunde sind beide von den Funktionen aber sehr ähnlich.
- An erster Stelle steht immer der Trigger des Flows. Dieser ist ebenfalls konfiguriert.
- Aktionen sind untereinander eingefügt. In dem Beispiel-Flow unten ist das eine Aktion, um eine E-Mail zu versenden.
- Über das Plus-Symbol können weitere Aktionen entweder zwischen bestehenden Aktionen oder am Ende des Workflows eingefügt werden. Verfügbare Aktionen können durchsucht werden. Die Suche ist leider nicht so wahnsinnig gut und man muss ggf. etwas suchen, bis man die richtige Aktion gefunden hat.
- Klickt man auf eine Aktion im Designer öffnet sich links das Konfigurationsfenster für die ausgewählte Aktion.
- Innerhalb des Konfigurationsfensters für diese Aktion sieht man, dass dynamische Inhalte (leicht grün hinterlegt) aus vorherigen Aktionen sowie ein Ausdruck (rosa hinterlegt) verwendet wird.
Jetzt bist du bereit. Lass uns deinen ersten Flow erstellen.
Power Automate: Dein erster Flow (DE)Power Apps
Stand: 05.04.2025
Mit Power Apps kannst Du eigene Low-Code-Apps bauen. Bei Power Apps unterscheiden wir zwischen Canvas und Model-Driven Apps. Bei Canvas Apps baust im PowerPoint-Style Bildschirme zusammen, auf denen du Texte, Eingabefunktionen oder Buttons platzierst. Diese Elemente kannst du dann über Eigenschaften konfigurieren und damit Aussehen und Funktion verändern. Damit ist deine App eine von Grund auf persönliche App nach deinen Vorstellungen. Model-Driven Apps sind hingegen immer gleich aufgebaut und sehen daher auch fast immer gleich aus. Anders als bei Canvas Apps kannst du hier nur bestimmte Datenquellen verwenden.
Power Apps Maker Portal
Das Maker Portal bezeichnet Microsoft als die Web-Anwendung mit der du Apps erstellst. Du erreichst das Maker Portal unter https://make.powerapps.com. Normalweise landest du dann in der sogenannten Standardumgebung. Eine Umgebung kannst du als Arbeitsbereich verstehen, in dem du bspw. Apps für dich persönlich oder andere entwickelst. Umgebungen sorgen für eine entsprechende Ordnung. Du solltest dich also vor der ersten Entwicklung bei der IT erkundigen, ob es bereits Regeln oder Strategien gibt, auf die du achten musst.
Das Portal ist sehr einfach aufgebaut und du findest links im Menü die wichtigsten Punkte. Über Erstellen kannst du neue Apps anlegen und unter Apps findest Du deine erstellten Apps oder die, die dir von anderen Personen geteilt wurden.
Im weiteren Verlauf konzentriere ich mich erstmal nur auf die Canvas Apps, da Model-Driven Apps meist mehr konzeptionelle Arbeit und eigene Lizenzen benötigen.
Power Apps - Sprech
In Power Apps gibt es einige Begriffe, die du kennen solltest, bevor du anfängst.
Bildschirm / Screen
Der Bildschirm ist das, was der User sieht und mit dem er interagiert.
In einer App kann es mehrere Bildschirme geben, zwischen denen gewechselt werden kann.
Steuerelement / Control
Steuerelemente werden auf einem Bildschirm platziert. Sie können entweder Inhalte wie Texte oder Tabellen anzeigen oder eine Interaktivität mittels Texteingaben oder Buttons schaffen.
Du wirst sehen, dass es klassische und moderne Steuerelemente gibt. Verwende nach Möglichkeit die modernen Steuerelemente.
Properties / Eigenschaften
Jedes Steuerelement besitzt teils gleiche und teils eigene Eigenschaften.
Über die Eigenschaften kann zum einen das Aussehen der Steuerelemente angepasst werden.
Zum Anderen können Funktionen in den Eigenschaften eines Buttons hinterlegt werden.
Data Connectors / Konnektoren
Über Konnektoren, übrigens die gleichen wie bei Power Automate, können Daten in die App geladen werden.
Daten können aus SharePoint kommen oder Informationen zu Benutzern oder Gruppen liefern.
Bei Power Apps ist der Kontext immer auf die Person festgelegt, die die App ausführt.
Power Apps Designer
Wir starten i.d.R. mit einer leeren Canvas App. Man kann auch mittels Daten oder mit KI starten, empfehle ich aber nicht, weil man es dann nie gescheit lernt. Manchmal ist es dadurch auch schwieriger die App nachträglich anzupassen, weil man erstmal verstehen muss, wie die Basis durch die KI aufgebaut wurde.
Eine Canvas App ist am einfacher zu entwickeln, wenn man sich auf die Bildschirmgröße festlegt. Man kann dabei zwischen Tablet oder Smartphone wählen. Wenn du also eine App für Office-Worker entwickelst, dann kannst Du das Tablet-Format wählen. Willst du eine App für Frontliner-Worker entwickeln, macht das Smartphone-Format vielleicht mehr Sinn.
Ich empfehle trotzdem, dass du dich mit Responsiveness beschäftigst. Dafür könnt ihr euch am besten in das Thema Container einlesen.
- In der Baumansicht findest du alle Bildschirme und deren Steuerelemente. Die Ansicht ist hierarchisch aufgebaut, da Elemente auch ineinander verschachtelt werden können. In der Struktur kannst du alle Steuerelemente auch umbenennen.
- Wählst du ein Steuerelement über den Bildschirm oder die Baumansicht aus, siehst du oben links die verfügbaren Eingeschaften zu diesem Element und kannst zwischen ihnen hin und her wechseln.
- Die gleiche Auswahl hast du auch hier. Du siehst hier die Eigenschaften etwas sortiert und gruppiert. Manche Eigenschaften findest du erst, wenn du auf Erweitert (Advanced) klickst.
- Wählst du eine Eigenschaft über das Menü links oben oder rechts, in dem du auf den Namen der Eigenschaft klickst, aus. Kannst du in der Funktionszeile die Funktion eingeben oder den Wert der Eigenschaft nach deinen Wünschen anpassen.
- Über diesen Menüpunkt kannst du Daten hinzufügen. Die Daten können bspw. aus SharePoint Listen kommen. Du kannst aber auch andere Daten, wie Benutzer- oder Gruppeninformationen in deine App einbinden. Aus Benutzerinformationen kannst du bspw. ein Suchfeld konfigurieren, mit dem User deiner App nach KollegInnen suchen können.
